Die Corona-Pandemie schlug schnell und hart zu. Sie veränderte unsere Welt über Nacht und wir waren nicht vorbereitet. Die auferlegte Zwangspause führt global zu einem Umdenken und Neuanfang bei vielen Menschen und Unternehmern. Folglich führt die damit verbundene Zwangsdigitalisierung auch viele Unternehmer an ihre Grenzen, da bisherige Business-Modelle überdacht und neu ausgerichtet werden müssen.
Durch die einhergehenden Kontaktbeschränkungen und den öffentlichen Lockdown der Wirtschaft werden uns als Menschen neue Rahmenbedingungen auferlegt. Die neue Normalität heißt Remote Experience – kurz Remote X.
Physical Distancing vs. Social Distancing
Mit Abstand eine der größten Herausforderungen für uns Menschen ist das Thema Distanz. Wir werden gezwungen, den physikalischen Abstand zu wahren und neue Kommunikationsmöglichkeiten in unserem Umfeld zu etablieren. Längst im Alltag angekommen sind Mundschutz, Plexiglas-Trennwände im Supermarkt, Zoom-Parties mit Freunden und im Arbeitsalltag natürlich unzählige Videokonferenzen mit Kollegen. Gerade in diesen Zeiten ist es zwar wichtig, den physikalischen Abstand zueinander zu wahren, aber nicht den sozialen. Wir brauchen Menschen um uns herum, wir brauchen den Austausch und das Miteinander. Gerade auch in der Arbeitswelt gilt es genau diese Balance zwischen räumlicher Distanz und sozialem Miteinander zu finden.
New Work und Remote Work
Über Nacht hat sich die Grundlage der digitalen Zusammenarbeit geändert. Neue Herausforderungen im Umgang mit Kollegen, Kommunikation, Arbeitsweisen und Tools in unserem Arbeitsalltag stehen uns bevor. Das Ziel ist, alle Tätigkeiten und Aufgaben ortsunabhängig zu erledigen.
Das Arbeiten in Remote Teams erfordert ein hohes Maß an Kommunikation, Organisation, eigener Disziplin und einer unterstützenden technischen Grundlage innerhalb des Unternehmens. Meetings mit einer strukturierten Agenda, definierten Zielen und einer klaren Erwartungshaltung an Termine sind sinnvoll, um alle Teilnehmer mit einzuspannen. Im Zuge dieser neuen dezentralen Arbeitsweise entfällt der Zugriff auf die klassischen Austauschformate wie Post-Its, Whiteboards oder das Zusammenfinden in War Rooms. Workshops, Brainstormings und Meetings finden jetzt in digitalen Tools, wie beispielsweise MURAL oder Miro statt, sodass sich alle Teammitglieder kollaborativ austauschen können.
Wie teile ich meinen Bildschirm?
Grundlage für diese neue Art der Zusammenarbeit ist ein technisch funktionierendes Grundgerüst. Teammitglieder müssen entsprechende Tools installiert haben und erforderliche Berechtigungen und Zugriffe erteilt bekommen. Durch interne Video-Tutorials oder kurze Live-Präsentationen können alle Teammitglieder auf einen Kenntnisstand gebracht werden, um den Umgang mit der Technik zu fördern. Nur wenn alle mit der Technik vertraut sind, kann sich auf das Wesentliche – das eigentliche Ziel – fokussiert werden.
Respektvolle Kommunikation
Der persönliche Austausch zwischen Kollegen und anderen Teilnehmern klappt in Videokonferenzen sehr gut. Was fehlt, ist die soziale Nähe. Gerade wenn sich Teams vor Ort zusammenfinden und Teilnehmer remote hinzugeschaltet werden, mangelt es oftmals an klaren Regeln oder fehlender Meeting-Kultur. Neben dem Grundvertrauen ins Team bekommen Mimik, Rhetorik, Gestik und Blickkontakt eine besondere Bedeutung zugesprochen. Sie helfen, die persönliche Distanz zu verringern. Umso wichtiger ist es, dass jedes Teammitglied seine Kamera einschaltet, damit man sich gegenseitig gut wahrnehmen kann.
Gerade in Remote-Meetings ist ein wertschätzender und respektvoller Umgang miteinander entscheidend. Immer wieder passiert es, dass alle wild durcheinanderreden und die Lautstärke anheben, um sich Gehör zu verschaffen. Hilfreich ist hier eine klare Regelung im Umgang miteinander. Bei Verbindungsproblemen, stummgeschalteten Teilnehmern oder einer kurzen Umfrage des Stimmungsbildes macht der Einsatz von Remote-Cards Sinn. Diese Karten können helfen, sich besser visuell zu verständigen, ohne dass die Audiospur darunter leidet.
Vor jedem Meeting ist es sinnvoll, die Rolle des Moderators zu definieren. Die mit dieser Rolle verbundenen Aufgaben erstrecken sich auf die klare Einhaltung des Zeitmanagements (Time Keepers), aufkommende Wortmeldungen wahrzunehmen (virtuelles oder visuelles Hand heben) und die Kommunikation effizient zu steuern. Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Dokumentation der Inhalte des Meetings für alle Teilnehmer. Eine Videoaufzeichnung ist zwar schön, aber vermutlich werden weder die Teilnehmer noch Führungspersonen das komplette Meeting im Nachgang erneut konsumieren. Eine Dokumentation in einer vorbereiteten Vorlage ist hierfür sinnvoll, denn alle Punkte können sofort erfasst werden. Diese Aufgabe sollte vom Moderator klar getrennt sein und einer anderen Person zugewiesen werden.
Fazit
Die Umsetzung unserer neuen digitalen Arbeitsweise war noch nie so herausfordernd wie in der aktuellen Situation. Remote Work verändert jeden Einzelnen von uns – egal ob als Angestellter, Führungsperson oder Chef – im privaten oder im Business-Umfeld. Gerade jetzt braucht es ein starkes Team, eine gemeinsame Vision, sodass wir schneller, effizienter, effektiver und solidarischer miteinander zusammenarbeiten. Wir dürfen einander helfen, Wissen teilen und voneinander lernen. Nur so ist ein balanciertes Leben in einer digitalen Gemeinschaft möglich.
